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L’intelligence artificielle au service de la gestion documentaire

L’intelligence artificielle offre aujourd’hui de nombreux avantages pour la gestion documentaire et le DAM (digital asset management). Compte tenu du volume de fichiers et de données à prendre en charge au sein des entreprises et de certaines organisations, la conception d’une stratégie de gestion documentaire correspondante est primordiale. L’utilisation d’outils adaptés est également essentielle.

Améliorer le processus de gestion des documents numériques

Depuis leur apparition, les technologies numériques ont révolutionné la gestion documentaire dans le secteur professionnel. Néanmoins, les besoins évoluent. L’enrichissement des données pour qu’elles puissent être exploitées avec les métadonnées est devenu indispensable. Par ailleurs, optimiser le traitement sémantique des informations afin d’en tirer des éléments pertinents est également crucial. Ces opérations sont cependant à la fois chronophages, complexes et coûteuses.

De nombreuses technologies existent déjà pour simplifier les tâches relatives au DAM et au media asset management. Mais l’intelligence artificielle devrait donner un nouveau souffle à ce domaine qui se développe très rapidement pour suivre les exigences des utilisateurs.

L’intelligence artificielle augmente la valeur des données

Les fichiers avec l’intelligence artificielle gagnent en valeur. Les GAFA sont certes efficaces, mais leurs possibilités d’analyses restent dans le domaine général. Les informations prises en charge par l’IA en ressortent enrichies, plus pertinentes et plus faciles à exploiter puisqu’elles sont plus précises. Leur intégration est aussi moins complexe. À tous ces avantages viennent s’ajouter un gain de temps considérable et des services dans le Cloud dédiés.

L’intelligence artificielle appliquée à la gestion documentaire (de la production à l’intégration des informations extraites) répond ainsi exactement aux besoins les plus spécifiques. De par les possibilités qu’elle offre, elle intéresse de plus en plus d’entreprises et d’organisations.

Des fonctionnalités qui peuvent être étendues

Le seul gros inconvénient de l’IA pour la gestion des documents numérisés se trouve dans les coûts relatifs à son usage. Il s’agit surtout de ceux qui sont liés à sa consommation de bande passante, de Cloud et de ressources. Cependant, les besoins varieront en fonction des flux. De plus, pour l’instant, la question de l’accessibilité (autorisation d’accès, sécurisation de l’importation et de l’exportation, etc.) reste également délicate, mais elle n’est pas insolvable.

Quoi qu’il en soit, l’IA pourrait devenir l’une des fondations de la gestion documentaire. Ses fonctionnalités peuvent être étendues pour optimiser l’expérience utilisateur dans divers domaines : reconnaissance faciale sur les fichiers multimédias, amélioration des systèmes de recherche et des processus de traitement, etc.